매일 30분을 벌었습니다. 퇴근하고 집에 가는 지하철, 폰을 켰는데 오늘 처리해야 할 업무 메일이 또 쌓여있더라고요. 잠시 멍해졌지만, 이젠 걱정하지 않습니다. 제가 회사 업무에 Zapier를 붙여보니 생각보다 훨씬 간단하더군요. 자동화로 반복 작업을 없애고 나니, 야근 시간 대신 자기계발 시간이 생겼습니다.
반복 업무에 지쳐있다면 이거죠
어제도 같은 일을 했습니다. 매일 아침 출근하면 특정 데이터를 수집하고, 정해진 양식에 맞춰 메일을 보내는 일이 있었어요. 시간은 오래 걸리지 않지만, 이걸 매일 해야 한다는 게 사람을 참 지치게 만들었죠. 제가 작년에 이걸로 꽤나 스트레스받았습니다. 심지어 주말에도 신경 쓰이더라고요. 이런 지겨운 반복 작업을 줄여보려고 온갖 방법을 찾아보다가 Zapier를 알게 됐습니다. 코딩 지식 없이도 자동화를 할 수 있다는 말에 솔직히 반신반의했어요. 일단 부딪혀보고 아니다 싶으면 말자는 생각이었죠. 근데 이거, 진짜 물건입니다.
Zapier, 일 잘하는 동료 대신 어떨까요
Zapier는 연결해줍니다. 이 도구를 어떻게 활용해야 할까요? Zapier는 서로 다른 앱들을 연결해서 지정된 순서대로 작업을 처리해주는 도구입니다. 복잡한 코딩 없이 '트리거'와 '액션'만 설정하면 돼요. 마치 특정 신호가 오면(트리거), 그 신호에 맞춰 정해진 행동을(액션) 자동으로 수행하는 식이죠. 제가 처음에는 '이게 될까?' 싶었는데, 써보니 생각보다 논리적이고 직관적이더라고요. 예를 들어, 구글 시트에 새 행이 추가되면 자동으로 슬랙에 알림을 보내는 것 같은 작업이요. 이런 작은 자동화들이 모여서 저의 일하는 방식 자체를 바꿔주더라고요. 저는 이걸 '디지털 비서'라고 부릅니다.
포인트: 결국 '이러면 저렇게 해줘'라고 시키는 대로 일하는 똑똑한 비서입니다.
내 업무에 Zapier 붙여본 경험
몇 가지 자동화를 시도했습니다. 저는 이 도구를 이렇게 활용했습니다. 제가 실제로 써본 건 마케팅 자료 수집이었어요. 특정 키워드로 구글 검색 결과 RSS 피드를 모아, 새로운 기사가 뜨면 자동으로 에버노트(Evernote)에 저장하고, 팀 슬랙 채널에 링크를 공유하게 만들었습니다. 하루에 10분 이상 걸리던 작업이었는데, 이제는 제가 신경 쓸 일이 거의 없습니다. 매일 아침마다 '오늘의 트렌드'를 수동으로 찾아보던 시간 20분이 절약된 거죠. 회의록 정리도 자동화했어요. 줌(Zoom) 미팅이 끝나면 녹화 파일이 구글 드라이브에 저장되는데, 이걸 트리거로 잡았습니다. 특정 폴더에 파일이 올라오면, Zapier가 자동으로 AI 요약 툴(예: 클로드)로 보내서 요약본을 만들고, 그 요약본을 다시 노션(Notion) 회의록 페이지에 업로드하는 방식입니다. 덕분에 회의록 정리 시간이 대략 15분 정도 줄었습니다. 처음엔 좀 헤맸지만, 일단 세팅해두면 손댈 일이 거의 없어요. 이렇게 작은 자동화 2개로만 한 달에 넉넉히 10시간은 아끼는 셈입니다.
Zapier 말고 다른 대안도 많아요
Zapier가 전부는 아닙니다. 이 도구가 좋지만, 세상에 이 도구만 있는 건 아니죠. 저도 처음엔 Zapier 하나만 알았는데, 찾아보니 Make.com (예전 Integromat)이나 n8n 같은 대안도 있더라고요. 각각 장단점이 분명해서, 본인 상황에 맞는 걸 고르는 게 중요합니다. 제가 비교해보고 느낀 점을 간단히 정리해봤습니다.
써보면서 느낀 한계와 솔직한 생각
만능은 아니었습니다. Zapier를 써보면서 느낀 건, 마냥 좋기만 한 건 아니라는 겁니다. 첫째, 무료 플랜은 제한이 많아요. 한 달에 100개 작업, 5분 업데이트 주기라 간단한 테스트용으로는 괜찮지만, 실무에 본격적으로 쓰려면 유료 플랜으로 넘어가야 합니다. 저도 결국 스타터 플랜(월 약 29달러)으로 결제했습니다. 둘째, 복잡한 로직은 구현하기 어렵습니다. 조건 분기나 반복문 같은 건 어느 정도 되지만, 정말 섬세한 작업은 결국 코딩이 필요하더라고요. 셋째, 한국 서비스와의 연동은 좀 아쉽습니다. 카톡이나 네이버 서비스 같은 국내 앱들은 Zapier 공식 연동을 지원하지 않는 경우가 많아서, 우회 방법을 찾아야 하는 번거로움이 있습니다. 제 생각엔, 간단한 반복 업무로 지쳐있는 분이라면 이 도구부터 시작해보는 게 맞다고 봅니다. 처음엔 어렵게 느껴져도, 한두 번 성공하고 나면 자신감이 붙거든요. 저도 이 경험을 바탕으로 다른 자동화 도구에도 눈을 돌리게 됐고요.